Privacybeleid
Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming
Versie 1.0 op datum 22/10/2021
E-tec BVBA respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:
E-tec BVBA
Dikberd 34 bus 15B
2200 Herentals
BE 0890.818.306
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
E-tec BVBA verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar E-tec BVBA. E-tec BVBA is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van E-tec BVBA door te mailen naar info@e-tec.be. In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.
Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.
Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.
Welke gegevens verwerken we over u?
We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.
Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We gaan de gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.
Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. Het gaat in het bijzonder om de volgende diensten:
Omschrijving van de diensten van E-tec BVBA, bij voorkeur met verwijzing naar de toepasselijke regelgeving
Toelichting: dit zijn diensten die zijn opgenomen in het oprichtingsdecreet- of besluit van E-tec BVBA of in regelgeving waarin de verlening van die diensten wordt toegewezen aan E-tec BVBA.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Wij mogen uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven.
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode bedraagt 10 jaar. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.
Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?
Uw gegevens worden enkel intern verwerkt door onze medewerkers.
Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.
Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.
Toelichting – Dit kan een adequaatheidsbeslissing van de Europese Commissie zijn. De cloudserviceprovider kan opgenomen zijn op de lijst van Amerikaanse ondernemingen die zich hebben aangesloten bij Privacy Shield. E-tec BVBA kan een overeenkomst (modelcontractbepaling) gesloten hebben met die provider. Het is ook mogelijk dat een van de afwijkingen uit artikel 49, lid 1, van de AVG van toepassing is.
Wat zijn uw rechten?
Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.
U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met info@e-tec.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.
Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op info@e-tec.be. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Algemene informatie
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.
In voorkomend geval – een andere manier om wijzigingen en aanpassingen aan de betrokkenen mee te delen